Eine Tabelle trägt einen Prozess, den eine Person kennt
Formeln und Makros haben sich über Jahre angesammelt, dokumentiert ist wenig, und ein Ausfall der zuständigen Person legt den Prozess lahm.
Veränderung
Heute. Mit ITM.
Heute
- Eine geschäftskritische Tabelle hängt an einer einzelnen Person
- Makros und Formeln sind ausser dem Ersteller kaum jemandem bekannt
- Kein Rechtekonzept, keine Protokollierung von Änderungen
Mit ITM
- Web-Anwendung mit Rollen, Rechten und Protokoll
- Daten migriert und gegen das Altsystem abgeglichen
- Team kann die Anwendung selbst weiterentwickeln
Logik verstehen, dann parallel migrieren
Wir nehmen die bestehende Logik auf, bauen die Web-Anwendung und migrieren die Daten mit Abgleich, während das Altsystem weiterläuft.
Freigabe erst nach sicherem Abgleich
Erst wenn Parallelbetrieb und Abgleich zeigen, dass beide Systeme übereinstimmen, wird das Altsystem abgeschaltet.
Lieferbausteine
Auf Ihre Spezifikation gebaut.
Bestandsaufnahme der Logik
M01Formeln, Makros und Ausnahmen werden dokumentiert, nicht nur übernommen.
Web-Anwendung mit Rechten
M02Rollen und ein Protokoll ersetzen die eine Datei auf dem einen Rechner.
Datenmigration mit Abgleich
M03Bestehende Daten werden übernommen und gegen das Altsystem geprüft.
Parallelbetrieb bis zur Freigabe
M04Altes und neues System laufen nebeneinander, bis der Umstieg sicher ist.
Schulung und Übergabe
M05Das Team lernt die neue Anwendung, bevor das Altsystem abgeschaltet wird.
Weiterentwicklung nach Bedarf
M06Änderungen sind danach ein Auftrag, kein Notfall.
In vielen Unternehmen trägt eine einzelne Excel-Tabelle oder eine alte Access-Datenbank einen geschäftskritischen Prozess: Kalkulationen, Bestandsführung, Abrechnung. Solange die Person, die die Datei kennt, verfügbar ist, funktioniert das. Fällt sie aus oder wechselt die Stelle, steht der Prozess. Wir überführen solche Lösungen in eine Web-Anwendung mit Rechten und Protokoll, ohne die fachliche Logik zu verlieren, die über Jahre in die Tabelle eingeflossen ist.
Woran das oft hängt
Die typische Ausgangslage ist keine schlechte Excel-Tabelle, sondern eine gewachsene: über Jahre ergänzte Formeln, verschachtelte Makros und Sonderfälle, die nur eine Person im Kopf hat. Das Risiko liegt nicht in der Tabelle selbst, sondern darin, dass niemand ausser dieser Person weiss, was bei einer Änderung wirklich passiert.
Wie wir vorgehen
Bevor wir eine Zeile Code schreiben, nehmen wir die bestehende Logik auf, inklusive der Ausnahmen, die nirgends dokumentiert sind. Erst danach überführen wir sie in eine Web-Anwendung.
- Bestandsaufnahme aller Formeln, Makros und Sonderfälle
- Web-Anwendung mit Rollen, Rechten und Protokoll
- Datenmigration mit Abgleich gegen das Altsystem
- Parallelbetrieb, bis der Umstieg sicher ist
Parallelbetrieb statt Kaltstart
Ein harter Umstieg an einem einzigen Tag ist das grösste Risiko bei einer Ablösung. Deshalb läuft die neue Anwendung eine Zeit lang neben dem Altsystem, mit einem Abgleich der Ergebnisse. Erst wenn dieser Abgleich zeigt, dass beide Systeme dieselben Zahlen liefern, wird das Altsystem abgeschaltet.
Was das schon trägt
Intern haben wir Buchhaltungs- und Abrechnungsprozesse aus Tabellenkalkulationen abgelöst und in eigene Systeme überführt, unter anderem in unsere n8n-Automatisierung und in Valori FMS, unser Finanz- und Vertragsmanagement-System, das aktuell in Entwicklung ist. Kundennamen zu diesen internen Belegen nennen wir nicht.